Come Gestire Progetti Marketing con il Metodo Scrum

La forte e continua evoluzione del mercato richiede in modo sempre più incisivo alle aziende di rispondere, in tempi brevi e con ottimi risultati, ai continui mutamenti di mercato.

Ci troviamo in un contesto fortemente dinamico, dove avere processi aziendali snelli e team di lavoro flessibili, diventano un elemento di vantaggio competitivo. Avere un team flessibilestrutturato, che si muove secondo procedure studiate per affrontare qualsiasi situazione, riducendo rischi di errore o insuccessi diventa quindi una priorità per le aziende più innovative.

Si richiede una spiccata capacità di saper lavorare in gruppo, ritenuto quest’ultimo più performante rispetto all’operato del singolo; ciò permette alle aziende di portare valore sul mercato, un valore che è il risultato di un mix tra esperienze, soft skills e hard skills.

Anche le aziende italiane stanno cercando approcci e modelli capaci di snellire processi aziendali, soluzioni non più ricercata solo dalle grandi aziende, ma anche da realtà innovative di piccole e medie dimensioni.

Sotto ho riportato due grafici che dimostrano rispettivamente quanto parole come “Scrum” e “Approccio Agile” abbiano avuto un’importante crescita dal 2015 ad oggi, dimostrando l’interesse che si sta creando intorno a questi argomenti.

metodo scrummetodo-agile

Cosa è l’approccio Agile?

Poco fa ho introdotto due parole che assumono un grande valore quando si parla di gestione di progetti complessi e performance da raggiungere, riducendo errori o insuccessi. Di seguito un po’ di teoria relativa a questi due topic.

L’Agile Working affonda le sue radici negli anni ’90 nel settore IT, con l’obiettivo di ridurre i tempi di lavoro e superare i rallentamenti dovuti ai vari passaggi fra dipartimenti aziendali per lo sviluppo di software.

L’idea che sta alla base di questo approccio è quello di essere in grado di anticipare il cambiamento, rimanendo più vicino alle esigenze dei clienti.

Si basa su alcuni principi fondamentali:

  1. Le persone e le interazioni sono più importanti dei processi e degli strumenti;
  2. E’ più importante avere software funzionante che documentazione;
  3. Bisogna collaborare con i clienti oltre che rispettare il contratto;
  4. Bisogna essere pronti a rispondere ai cambiamenti oltre che aderire alla pianificazione.

L’importanza del Team Work

Come dicevo all’inizio di questo articolo, in un contesto così dinamico il team di lavoro assume un ruolo centrale.

Il team agile è composto da persone con background diversi, che hanno ben chiaro l’obiettivo da raggiungere e che lavorano insieme per portare soluzioni di valore al cliente. Le persone che ne fanno parte hanno un atteggiamento collaborativo, flessibile e di condivisione.

Il team agile, in quanto prima di tutto “un gruppo di persone“, si basa su due elementi fondamentali per funzionare:

  1. avere uno scopo comune,
  2. relazioni tra le persone.

In qualsiasi gruppo, se si prescinde da queste due componenti, avremo un risultato fallimentare o sicuramente poco soddisfacente.

Un team agile ha ruoli ben definiti, quelli che seguono sono i principali:

  • Scrum Master o Team leader, che ha il compito di facilitare il lavoro e garantire che il team possa lavorare tranquillamente;
  • Proprietario del prodotto: cioè il cliente o commitente del lavoro sul quale il team sta sviluppando;
  • Membro del Team, cioè ciascun componente del team;
  • Tester,colui che effettua i test del progetto, sviluppato e che né verifica la qualità.

Come qualsiasi gruppo, il team di lavoro, ha la necessità di crescere insieme e condividere esperienze, per raggiungere risultati soddisfacenti.

Come gestire un progetto in modo Agile?

Di seguito gli strumenti utili alla gestione del flusso di lavoro:

  • Daily Stand-up: incontri giornalieri, di circa 15-20 minuti, in cui tutto il team si ritrova per condividere su cosa lavorerà il giorno stesso, su cosa lavorerà il giorno seguente e su cosa ha lavorato il giorno precedente;
  • Sprint: l’intero progetto complesso viene suddiviso in più “sotto-progetti” scanditi da sprint, cioè intervalli di tempo che hanno un inizio ed una fine;
  • Retrospettiva: incontri periodici, in cui si analizza l’andamento del progetto fino a quel momento. Questi vengono fatti anche al termine progetto, per analizzare ciò che è andato bene e ciò che, invece, è andato male in un’ottica di miglioramento continuo.

Cosa è lo Scrum?

Lo Scrum è un framework del metodo agile, forse il più famoso ed utilizzato, adatto alla gestione di progetti complessi. E’ un’insieme di practice, che si basa sulla divisione del progetto complesso in sprint.

Con il metodo Scrum si parte dall’assunto che una richiesta e/o problema non possa essere pienamente compreso e definito in anticipo, quindi vengono considerati degli scostamenti della soluzione e/o dei cambiamenti di variabili che entrano in gioco in tutto il processo.

Si applica a progetti in cui la flessibilità è un elemento importante. Il metodo quindi va a far forza sull’abilità del team e sulla responsabilizzazione delle risorse. Il team fa esperienza e cresce insieme, riducendo costi e tempi di sviluppo.

Il metodo si basa su: condivisione, collaborazione, trasparenza e adattamento.

Il Metodo Scrum per progetti Marketing

Questa metodologia, come dicevo nei primi paragrafi, è sicuramente stata pensata per progetti di sviluppo, ma ciò non significa che possa applicarsi anche a progetti Marketing, che per loro natura dovrebbero essere in continua evoluzione, seguendo approcci di performance marketing.

I progetti marketing spesso sono:

  • progetti complessi e che possono essere suddivisi in sotto-progetti, cadenzati da sprint,
  • ha obiettivi ben chiari e definiti da KPI,
  • ha team eterogenei (digital strategist, SEO specialist, SEA specialist, Adv specialist, esperti di comunicazione, grafici pubblicitari, ecc…),
  • hanno un inizio, che solitamente coincide con un’analisi e con la definizione di obiettivi,
  • hanno un periodo centrale di setup ed assestamento, in cui si implementa la strategia marketing e si raccolgono i primi dati di performance,
  • hanno un momento di analisi del dato e feedback, fase che coincide con la retrospettiva di progetto,
  • hanno una fase di ottimizzazione delle performance che porta naturalmente ad una crescita del team di lavoro.

I progetti marketing devono sempre portare a dei risultati, positivi o negativi, ed è per questo che avere un team responsabile e capace di replicare esperienze su altri progetti è fondamentale.

I team marketing sono composti da figure molto eterogenee tra loro, ma è sempre più importante che queste interagiscano per portare dei risultati; ogni figura deve intendersi un po’ anche di altro, anche se questo non è il suo interesse principale.

Vantaggi e svantaggi del Metodo Scrum per i Progetti Marketing

Sicuramente prima di adottare un qualsiasi modello e processo di lavoro, è necessario capire quanto questo sia buono per un team, per il tuo team.

Di seguito ti elenco quelli che, secondo la mia esperienza di un anno e mezzo di Metodo Scrum, sono i suoi vantaggi e gli svantaggi.

Vantaggi in termini di risorse umane:

  • responsabilizza i componenti del team (ad ogni livello);
  • permette al team di collaborare e confrontarsi costantemente;
  • stimola il team a crescere, ho iniziato a vedere una crescita di mentalità nelle singole risorse dopo circa un mese e mezzo;
  • permette alle risorse di aprirsi alle soluzioni ed idee degli altri componenti, trovando insieme soluzioni migliori;
  • insegna alle risorse ad ascoltare;
  • stimola le risorse a prendere decisioni;
  • stimola le risorse a prendersi degli impegni e poi portarli a termine con responsabilità;
  • abbassa le barriere generate dai ruoli;
  • permette a tutti gli appartenenti del team di esprimersi;
  • permette a tutti i componenti di capire dinamiche di progetto e le priorità di lavoro;
  • permette di elaborare il fallimento o l’errore, come stimolo per fare meglio in futuro;
  • rende l’obiettivo da raggiungere un obiettivo comune per il quale lavorare insieme;
  • permette di convergere le proprie idee in un’idea comune, condivisa da tutti e su cui tutti credono;
  • stimola la motivazione;
  • permette di sentirsi parte di un gruppo e quindi utile agli altri.

Vantaggi in termini aziendali:

  • permette di gestire dei progetti in modo coordinato;
  • garantisce una visione completa del progetto e del suo andamento;
  • permette di avere team focalizzati;
  • permette di avere team responsabili;
  • riduce i costi monetari e temporali di elaborazione dei progetti, facendo tesoro di esperienze ed errori già gestiti su altri progetti;
  • aiuta a stabilire standard di lavoro condivisi tra le risorse;
  • migliora la velocità nell’esecuzione;
  • facilita e migliora la relazione con i clienti.

Come tutti i metodi, ci sono sicuramente degli aspetti che è bene tenere a mente se non si vuole sortire un effetto indesiderato.

  • E’ necessario valutare bene che il team sia pronto ad accogliere un metodo come questo:

Se vuoi portare questo metodo nel tuo team, ti consiglio prima di tutto di preparare il terreno.

Conosci i componenti del tuo team, sicuramente anche tu avrai persone restie al cambiamento, persone poco collaborative, altrettante sicuramente molto motivate e con forti ambizioni; ci saranno junior e senior, sicuramente qualcuno un po’ più deluso e disilluso e qualcun altro invece propositivo e con alte aspettative.

Bene, devi cercare di amalgamare il tutto!

Non è facile lo so, ma sicuramente alcuni strumenti del metodo Scrum possono aiutarti.

Io ti consiglio di partire da quello apparentemente più facile: il daily meeting, cioè ogni mattina trasferitevi tutti insieme in un’altra stanza, state in piedi e parlate. In modo strutturato e con alcune regole, ma parlate!

All’inizio ci sarà chi parlerà poco chi moltissimo, durerà un’eternità e sicuramente qualcuno ti scoraggerà, perché riterrà questo appuntamento poco utile o fatto male: diffidate, andate avanti!

Vedrai che con il tempo troverete la quadra, vi darete dei limiti di tempo per parlare, le idee inizieranno a convergere, le persone inizieranno a sentirsi confidenti con questo momento così “intimo”.

  • E’ necessario inserire delle variabili quando il processo diventa troppo meccanico

Gli strumenti dati dallo scrum con il tempo saranno digeriti dal tuo team e diventeranno un’abitudine, stai attento a non farli diventare troppo meccanici, perché perderanno il loro valore.

Introduci delle variabili per ri-sollevare l’attenzione, anche queste non saranno subito perfette, ma sicuramente troverai il giusto mix.

Ad esempio durante il daily meeting ogni tanto prova ad uscire dalla routine, prevedi 5 minuti per affrontare argomenti extra, fare brain storming, incarica qualcuno di approfondire qualche argomento, sarà un momento di formazione per tutti.

  • Ricordati che anche se sei a capo del progetto non sei solo

Anche tu fai parte di un team, ricordatelo!

Anche tu avrai delle difficoltà con il cliente, con alcune risorse del team, avrai sbagliato qualcosa: condividilo con il team, vedrai che otterrai degli spunti preziosi ed insieme ancora una volta troverete la soluzione giusta.

  • Non cadere nel tranello del controllo!

Anche se sei a capo di un progetto, non sei un controllore, non devi controllare che tutti facciano ciò che hai detto.

Il Metodo Scrum si basa sulla responsabilizzazione delle risorse. E’ ovvio che nulla debba essere lasciato al caso, e se vedi che qualche risorsa si è dimenticata qualcosa e/o ha fatto un errore, è importante che verifichi, ma chiediti anche perché è successo.

Il Metodo Scrum ti da uno strumento prezioso: la retrospettiva… usala!

Il Metodo Scrum per la gestione di aree e dipartimenti aziendali

Concludo il mio articolo portando una riflessione maturata in un anno e mezzo di esperienza sul campo del Metodo Scrum.

Credo che i principi del Metodo Scrum siano ampiamente applicabili per la gestione di intere aree e dipartimenti aziendali e non solo per singoli progetti.

Questo perché fornisce degli strumenti interessanti per far crescere i team, le loro competenze, il senso di appartenenza, le motivazioni, le responsabilità e la qualità dei singoli lavori svolti.

Ogni mattina il team dell’area Digital Marketing di Sintra svolge il daily meeting condividendo le attività del giorno, i progetti su cui lavorerà il giorno dopo, le criticità che ha affrontato il giorno prima e come le ha risolte. Ma soprattutto condivide successi ed insuccessi, stati d’animo e motivazioni, idee e progetti per il futuro.

Alla fine di ogni progetto o evento che coinvolge l’intera area organizza una retrospettiva, individuando le cose andate bene e quelle che sono andate male, proponendo dei miglioramenti per i progetti successivi.

Ogni componente del team si sente libero di comunicare apertamente tutto ciò che vuole: dagli aspetti positivi alle criticità e problematiche avute con i componenti del team.

Non è stato facile iniziare e portare avanti questa inizialmente “faticosa” attività, ma adesso è diventato un appuntamento del quale non possiamo più fare a meno. E’ importante per noi e ci permette di confrontarci, di crescere tutti i giorni e di aprire la mente verso innovazione e nuove soluzioni.

 

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