La sfida principale che un Project Manager si trova ad affrontare quotidianamente consiste in due aspetti: da un lato la gestione in modo efficiente del tempo e del lavoro del proprio team e dall’altro lato il rispetto dei deliverables verso i clienti.
Per superare questa sfida in maniera ottimale, il PM dovrà dotarsi di uno strumento che permetta non solo di tenere allineato l’intero team, ma anche di estrapolare le informazioni necessarie per il successo del progetto.
Questa soluzione dovrà quindi consentire di poter verificare lo status dei lavori per tutta la durata del progetto e poter rispondere prontamente, con informazioni precise e mirate, alle domande del cliente riguardanti tempistiche ed attività evolutive.
Riassumendo, come responsabile della gestione dei life cycles del proprio team, la figura del Project Manager è alla costante ricerca di un processo strutturato per:
- monitorare la capacity del team;
- pianificare gli sprint di sviluppo;
- creare e aggiornare le attività in modo efficiente;
- collaborare con i membri del team attraverso aggiornamenti in tempo reale grazie all’utilizzo di un cruscotto interattivo e versatile;
- ottenere un’esperienza di reportistica personalizzata in base alle esigenze del cliente.
Un tool che risponde perfettamente a queste esigenze è Azure Boards, ospitato dalla piattaforma software Azure DevOps. Questo strumento offre un processo interattivo e personalizzabile che aiuta il PM a pianificare, tracciare e gestire i progetti.
Azure Boards supporta inoltre le assegnazioni di lavoro e gli aggiornamenti di stato utilizzando il metodo della Kanban Board, che offre la possibilità di impostare la capacity del team e ottenere una previsione degli effort per tutta la durata del progetto.
Nonostante il concetto di Kanban Board sia nato all’interno della società Toyota come sistema di pianificazione per una produzione snella, oggi è sempre più utilizzato con approccio Agile per la gestione del backlog (i lavori in arretrato) delle attività di progetti informatici.
La spiegazione della crescente popolarità di questo tool nel settore informatico è semplice. Se lavori nei servizi o nella tecnologia il tuo lavoro è spesso invisibile e intangibile e la Kanban Board aiuta a rendere il tuo lavoro “visibile” in modo da poterlo mostrare agli altri e mantenere tutti sulla stessa pagina. Kanban, dal giapponese, significa proprio “segnale visivo”.
In pratica la Kanban Board è uno strumento agile per la gestione dei progetti realizzato per aiutare a visualizzare il flusso di lavoro e per massimizzare l’efficienza.
Il lavoro viene raffigurato nelle varie fasi di un processo utilizzando:
- le schede per rappresentare gli elementi di lavoro;
- le colonne per rappresentare ogni fase del processo;
- le righe per rappresentare diversi tipi di lavoro o diversi team coinvolti nel progetto.
Le schede vengono spostate da sinistra a destra per mostrare i progressi e per aiutare i team a coordinarsi durante l’esecuzione del lavoro e a raggiungere gli obiettivi predisposti.
I punti di forza di Azure Devops
Già durante la creazione del nostro primo progetto su Azure DevOps possiamo facilmente individuare due grandi punti di forza di questo strumento: la possibilità di pianificare gli sprint dei lavori e la possibilità di impostare la capacity del proprio team di sviluppo.
Gli sprint sono il cuore stesso delle metodologie Scrum e Agile e altro non sono che un breve periodo di tempo in cui il team lavora per completare una certa quantità di lavoro. Ottenere gli sprint giusti aiuterà il vostro Agile Team a terminare il lavoro nel modo migliore, nei tempi prestabiliti e senza incorrere in brutti mal di testa da stress. 🙂
Come gestire al meglio gli sprints di lavoro grazie ad Azure Boards
All’interno della piattaforma Azure Devops abbiamo la possibilità di creare gli Sprint impostando le relative date di inizio e fine.
Nell’apposita sezione notiamo come impostazione predefinita lo Sprint corrente con i relativi task e il numero di giorni lavorativi rimanenti per il suo completamento. Ma non solo. Abbiamo anche la possibilità di vedere gli Sprint futuri e, quindi, tutto il necessario per portare al successo il progetto soddisfacendo le richieste del cliente.
Creazione dei task di lavoro
Grazie alle diverse tipologie di elementi di lavoro fornite seguendo un processo Agile, Azure Boards supporta la gestione di progetti software pianificando e monitorando l’avanzamento del progetto in tutte le sue fasi.
Le User Stories definiscono le applicazioni, i requisiti e gli elementi che il team deve realizzare per il successo del progetto. Il project manager sulla base delle informazioni raccolte nel momento della loro creazione inserisce e stima i vari task al loro interno.
Il passaggio successivo consisterà nel definire l’effort necessario per ogni task, assegnare i task ai membri del team e definire la capacity giornaliera di quest’ultimi per ogni task.
Quindi il Project Manager, usando la Kanban Board, sarà in grado di seguire l’andamento delle user stories per gestire il lavoro arretrato e di gestire i progressi aggiornando lo stato di queste “storie”.
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Gestione e controllo dei task con la Kanban Board
Per massimizzare l’abilità di un team nel fornire costantemente lavori di alta qualità, la Kanban Board sottolinea due pratiche principali:
- Visualizzare il flusso di lavoro richiedendo al Project Manager di mappare tutte le fasi di lavoro del team configurando la Kanban Board in modo che corrisponda al flusso reale;
- Limitare la quantità di lavoro in corso richiedendo l’impostazione di limiti e vincoli per i WIP (work-in-progress).
Una volta soddisfatte le due pratiche richieste siamo quindi pronti a tracciare i progressi sulla nostra Kanban Board e a monitorare le metriche chiave per ridurre il lead time (ovvero il tempo necessario ad un’azienda per soddisfare una richiesta del cliente). Quanto più questo tempo è basso, tanto più l’azienda si dimostra veloce e flessibile nell’accontentare il cliente aumentando così il suo vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza.
Seguendo queste indicazioni la nostra Kanban Board trasformerà dunque il Backlog in una dashboard interattiva e flessibile, fornendo così un flusso visivo del lavoro.
Man mano che il lavoro procede dall’idea al completamento, il Project Manager aggiorna gli elementi sulla dashboard.
Tutto questo permette al PM di avere una visione chiara e completa dello stato dei lavori, delle criticità e delle tempistiche per ogni rilascio. Inoltre potrà facilmente tenere il totale delle ore di lavoro e controllare quindi che il budget del progetto venga rispettato.
Concludendo, le potenzialità di questo strumento permettono di soddisfare pienamente le esigenze che ogni Project Manager riscontra nella gestione di un progetto:
- Controllo completo di ogni fase di lavoro;
- Controllo del budget;
- Previsione delle criticità e dei ritardi;
- Reportistica personalizzata;
- Efficacia e coordinazione del team.
Seguire l’approccio agile offerto da Azure Boards migliora dunque il nostro lavoro aiutandoci a pianificare e a raggiungere gli obiettivi limitando gli errori.