Quali sono i vantaggi di questa funzione?
Alibaba, una delle piattaforme B2B più grandi del mondo, mette a disposizione una funzionalità molto interessante: la richiesta di preventivo, request for quotation o più semplicemente RFQ. Come funziona? Si tratta di una richiesta che viene inviata non al singolo fornitore, ma ad Alibaba.com. Ci sono due modalità per entrare in contatto con i buyers: tramite inquires e, appunto, tramite RFQ. La prima modalità vede il seller in posizione passiva: risponde alle richieste che arrivano direttamente dai buyer, che si sono interessati a una categoria merceologica sul sito del seller, le valuta e dà un feedback nel giro di 24 ore. Nel secondo caso, cerca direttamente le RFQ aperte più interessanti e fa la sua proposta.
La RFQ deve contenere informazioni dettagliate come la descrizione del prodotto, il prezzo massimo che si è disposti a pagare, il metodo di pagamento preferito. Sono informazioni molto importanti, perché potenzialmente la richiesta sarà visionata da migliaia di fornitori e, se le informazioni non sono precise, c’è il rischio di ritrovarsi sommersi da una quantità di preventivi che hanno poco a che fare con la richiesta iniziale. Oppure, caso ancora più frequente, richieste poco dettagliate non vengono prese in considerazione, si rischia perciò di rimanere a secco di proposte.
Solo i “Gold Suppliers” possono rispondere alla richieste di preventivo. I Gold Suppliers sono i fornitori che hanno acquistato la membership, danno una maggiore garanzia di affidabilità perché le loro generalità sono state verificate dal team di Alibaba e pagano un abbonamento annuale per stare sulla piattaforma, circostanza che fa pensare ad aziende seriamente strutturate.
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I Gold Suppliers si riconoscono perché sono contrassegnati da una coccarda dorata.
Grazie a questa funzione, i fornitori non aspettano passivamente di essere contattati, ma possono rispondere proattivamente alla richiesta di un preventivo.
Dopo aver risposto a una RFQ, i Gold Suppliers possono ottenere le informazioni di contatto dell’acquirente, ed avere così una comunicazione più veloce ed efficace.
I passaggi sono, teoricamente, molto semplici: il buyer pubblica la richiesta, il fornitore fornisce il preventivo, avviene la contrattazione e si conclude l’affare. Tuttavia, è necessario seguire alcune regole per compilare una richiesta efficace.
Quali sono le RFQ da ricercare
Una richiesta di preventivo efficace contiene le seguenti indicazioni:
- le informazioni di base del prodotto (product basic information), in cui viene specificato il nome del prodotto cercato e la categoria di appartenenza. Se esiste, si può anche allegare un file che spieghi esattamente cosa sta cercando il buyers (ad esempio, un disegno o una foto);
- la quantità di prodotto cercato (lo ricordiamo, Alibaba è sostanzialmente un ingrosso online, non è possibile acquistare un solo articolo o comunque un numero esiguo di pezzi. Tuttavia, è possibile chiedere al fornitore campioni di prodotto);
- le informazioni circa le modalità di pagamento preferite e i termini di consegna. A proposito delle consegne, bisogna essere molto specifici: non bisogna dimenticare che, soprattutto quando si acquista da fornitori di altri continenti, le norme in materia di spedizione possono essere molto diverse.
Rispondere alla RFQ
Se siamo dalla parte del fornitore, forse siamo noi alla ricerca di RFQ. Come funziona, in questo caso? Bisogna visitare la sezione di Alibaba dedicata e, per prima cosa, fare una ricerca per categoria (ad esempio, se produciamo abiti dovremo inserire la parola chiave “abbigliamento” nella barra di ricerca). La piattaforma fornisce anche dati sull’attività dei buyer negli ultimi 90 giorni e dati sulla tipologia di buyer. Se si decide di rispondere alla RFQ è necessario dare una risposta personalizzata, riferita alla quotazione del cliente, e una spiegazione dei vantaggi offerti dall’azienda. Completano la risposta l’inserimento dei contatti aziendali, casomai il buyer preferisse un altro tipo di contatto rispetto al mini sito su Alibaba, e l’eventuale aggiunta di servizi extra, se esistono. L’esito delle quotazioni è tracciabile. Dopo che il buyer ha letto la proposta, si può contattare direttamente tramite la funzione My Alibaba. Passati due giorni senza risposta, si può contattare il buyer direttamente tramite l’indirizzo mail che si trova sulla piattaforma. Si consiglia di ripetere il follow-up un paio di volte, anche in assenza di risposta.